Obieg faktury kosztowej to obieg, o który najczęściej pytają nas nasi klienci. Odpowiedź na to pytanie nie jest taka prosta, jakby się wydawało. Koszty wdrożenia i budowy aplikacji na platformie WEBCON BPS mogą różnić się od wielu parametrów. Bazując na naszych doświadczeniach wiemy, że u każdego klienta obieg faktury kosztowej może znacząco się różnić.
Obieg faktury kosztowej to nie tylko jeden rodzaj dokumentu. Klienci często procesują w systemie nie tylko faktury kosztowe, a także faktury proforma, zaliczkowe, korygujące, towarowe, transportowe. W zależności od rodzaju dokumentu system powinien zachowywać się zgodnie z logiką księgowania dokumentów, które docelowo trafią do systemu ERP.
Każdy z naszych klientów korzysta z innego systemu ERP. Mogą to być systemy od różnych dostawców: Optima, Subiekt GT, Enova, TETA, Microsoft Business central, czy Finance & Operation. WEBCON BPS posiada szerokie możliwości integracyjne i wbudowane rozwiązania do przekazania i pobierania danych z systemów księgowych. Zawsze pojawia się pytanie, jak będziemy się integrować z systemem ERP? Czy mamy dostępne API, czy będziemy stosować mechanizmy bazodanowe, czy w przypadku starszych i zamkniętych systemów musimy skorzystać z robotyzacji (RPA)? Jest to kluczowe, aby ustalić z dostawcą systemu ERP sposób i możliwości integracji.
Wiemy, że rewolucja związana z KSEF jest nieuchronna. Jest to ważne w kontekście procesowania dokumentów papierowych oraz wykorzystania mechanizmów OCR i sztucznej inteligencji. Niektórzy nasi klienci dzisiaj procesują faktury tylko elektroniczne, a inni głównie papierowe. Należy też pamiętać również pamiętać, że po wejściu KSEF będziemy mieli więcej informacji o pozycjach na fakturze, co również usprawni księgowanie i rozbicie analityczne pozycji na fakturze na poszczególne kota kosztów.
Weryfikacja kontrahenta i rachunku bankowego to jedna z najbardziej kluczowych kwestii podczas wdrożenia. Sprawdzenie, czy kontrahent istnieje w systemie ERP, zakładanie go, sprawdzenie, czy jest na listach sankcyjnych, czy rachunek jest na białej liście, czy należy uruchomić procesy AML, aby zweryfikować tego kontrahenta i wiarygodność otrzymanej faktury.
Inne czynniki, które mogą mieć wpływ na koszty wdrożenia aplikacji faktury kosztowej to obsługa wielu spółek, sposoby i progi akceptacji, tworzenie zadań dla księgowych (np. rotacyjnie lub w zależności od kontrahenta), czy w ogóle sposób wprowadzenia faktury do systemu, ręcznie, automatycznie z maila, z folderu na zasobie sieciowym, ze skanera z zastosowaniem przekładek lub bez. Niejednokrotnie byliśmy w sytuacji, że obsługa specyficznych przypadków wymagała oprogramowania dodatków SDK dla systemu WEBCON.
Te wszystkie czynniki mają wpływ na koszty wdrożenia obiegu faktury kosztowej. Zakładając, że klient posiada już licencje dla użytkowników i wdrożoną i skonfigurowaną produkcyjnie platformę WEBCON BPS to koszty wdrożenia samego obiegu faktury kosztowej mogą zaczynać się od 10 000 zł, a w przypadku korporacji, które posiadają wiele spółek procesujących kilka tysięcy dokumentów cena może przekroczyć 40 000 zł.
Napisz do nas na kontakt@daleto.pl z informacjami, jak wygląda obecnie proces faktury kosztowej w Twojej firmie w kontekście czynników, które wymieniliśmy w odpowiedzi na postawione pytanie.
