KSeF – Co muszą wiedzieć przedsiębiorcy? Przewodnik przed obowiązkowym wdrożeniem

W 2026 roku wejdą w życie przepisy, które wprowadzą obowiązek korzystania z KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur. To istotna zmiana dla wszystkich firm, które wystawiają lub odbierają faktury. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, ten artykuł pokaże Ci, jak przygotować się do KSeF, dlaczego warto wdrożyć go wcześniej i jakie są Twoje obowiązki.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma teleinformatyczna przygotowana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia:

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych (XML),
• ich przesyłanie do kontrahentów,
• oraz archiwizowanie w jednolitym standardzie.

Od 2026 roku KSeF stanie się jedyną legalną formą fakturowania dla przedsiębiorców w Polsce.

Kogo dotyczy obowiązek?

Zgodnie z najnowszym harmonogramem:

• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF obejmie podatników VAT czynnych.
• Od 1 sierpnia 2026 r. (planowany termin) – obowiązek obejmie również podatników zwolnionych z VAT.

Każda firma – niezależnie od wielkości – będzie zobowiązana do wystawiania i odbierania faktur wyłącznie za pośrednictwem KSeF.

Jak działa faktura ustrukturyzowana?

W odróżnieniu od PDF-ów czy papierowych dokumentów, faktura ustrukturyzowana to plik XML zgodny z oficjalnym schematem XSD. Po jej wystawieniu:

1. Dokument trafia do KSeF.
2. System nadaje jej unikalny identyfikator.
3. Faktura zostaje przekazana odbiorcy przez KSeF, a nie bezpośrednio od wystawcy.

Faktura w KSeF zostaje uznana za wystawioną w momencie jej przesłania do systemu.

Dlaczego warto przygotować się wcześniej?

Wdrożenie KSeF może wymagać czasu, dlatego rekomendujemy, by nie czekać do ostatniego dnia. Wczesne przygotowanie pozwoli:

• uniknąć błędów i stresu przy starcie systemu,
• lepiej zintegrować KSeF z Twoim ERP lub DMS (np. WEBCON),
• skorzystać z benefitów, takich jak szybszy zwrot VAT (do 40 dni),
• zautomatyzować procesy fakturowania i obiegu dokumentów.

Co musi zrobić firma?

✅ 1. Uzyskać dostęp do KSeF

Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego, nadaj uprawnienia osobom lub systemom i pobierz tokeny dostępowe.

✅ 2. Zintegrować systemy

Upewnij się, że Twój system finansowo-księgowy lub platforma obiegu dokumentów (np. WEBCON BPS) obsługuje faktury ustrukturyzowane i umożliwia komunikację z KSeF.

✅ 3. Przeszkolić zespół

Wprowadź nowe procedury i przeszkol pracowników z zakresu:

• wystawiania i odbierania faktur w KSeF,
• obsługi błędów i komunikatów zwrotnych z systemu,
• zarządzania uprawnieniami.

KSeF a obieg dokumentów – jak to połączyć?

Integracja KSeF z platformą DMS (jak WEBCON BPS) pozwala nie tylko na wysyłkę i odbiór faktur, ale też na ich automatyczne:

• klasyfikowanie,
• dekretowanie,
• zatwierdzanie zgodnie z obiegiem wewnętrznym,
• i archiwizowanie zgodnie z polityką firmy.

Dzięki temu oszczędzasz czas i redukujesz ryzyko błędów.

Podsumowanie

KSeF to przyszłość fakturowania w Polsce, a dla przedsiębiorców – realna szansa na uproszczenie i automatyzację procesów. Im wcześniej przygotujesz firmę, tym łatwiej przejdziesz przez obowiązkowe wdrożenie.

Potrzebujesz wsparcia przy integracji KSeF z Twoimi systemami?
Skontaktuj się z nami – w Daleto pomożemy Ci przejść przez ten proces bezpiecznie i bezboleśnie.

📩 Skontaktuj się z nami:

👉 kontakt@daleto.pl
👉 tel. +48 609 893 302