Jak AI i WEBCON przyspieszają proces podpisywania umów?

Jak AI i WEBCON przyspieszają proces podpisywania umów?

Podpisanie prostej umowy NDA teoretycznie powinno zająć kilka minut. W praktyce nawet przy krótkim dokumencie łatwo popełnić błąd, wysłać niewłaściwą wersję pliku albo pominąć istotny zapis.

Niedawno otrzymałem wiadomość od Marty z umową NDA do podpisania. Otworzyłem dokument bezpośrednio z Outlooka i od razu zauważyłem kilka pustych miejsc wymagających uzupełnienia.

Skopiowałem dane strony ujawniającej, wkleiłem je do ChatGPT z poleceniem przygotowania analogicznego zapisu dla Daleto, uzupełniłem datę, przejrzałem czterostronicową umowę i zapisałem ją jako PDF.

Następnie zalogowałem się do Autenti, dodałem dokument, podpisałem go, pobrałem plik i odpowiedziałem na wiadomość e-mail, dołączając załącznik.

Proces wydawał się zakończony.

Kilka godzin później Marta zadzwoniła z informacją, że w przesłanym pliku nie ma podpisu. Okazało się, że wysłałem dokument, który wcześniej wgrałem do Autenti, zamiast podpisanej wersji pobranej po zakończeniu procesu.

Marta stwierdziła, że i tak była to najszybciej podpisana umowa NDA w jej życiu. Dla mnie był to jednak jasny sygnał: ten proces można zaprojektować znacznie lepiej.

Co chciałem osiągnąć?

Założenia zoptymalizowanego procesu były proste:

• najkrótsza możliwa ścieżka decyzyjna,
• wszystkie niezbędne informacje dostępne na jednym formularzu,
• brak ręcznej edycji dokumentów,
• ograniczenie udziału kolejnych osób,
• automatyczne wykrywanie ryzyk,
• integracja z podpisem elektronicznym,
• brak ryzyka wysłania niewłaściwej wersji pliku.

Tak powstał uproszczony proces obsługi umowy wykorzystujący WEBCON BPS, sztuczną inteligencję oraz integrację z Autenti.

Jak zwykle wygląda proces obsługi umowy?

W dużej organizacji proces zawarcia umowy może obejmować kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt kroków. Uczestniczą w nim różne działy, z których każdy odpowiada za inny obszar.

Autor lub opiekun umowy

Najczęściej jest to przedstawiciel działu handlowego, zakupów albo osoba odpowiedzialna za relację z klientem lub dostawcą. Rozpoczyna proces, przekazuje dokument i monitoruje jego dalszy przebieg.

Dział compliance

Odpowiada za weryfikację kontrahenta, sprawdzenie list sankcyjnych, osób powiązanych oraz innych danych wymaganych przez procedury KYC.

W naszych procesach wykorzystujemy w tym celu rozwiązanie Vercly.

Dział prawny

Weryfikuje treść umowy, negocjuje zapisy, zarządza wersjami dokumentów oraz kontroluje sposób udostępniania pliku. W przypadku wspólnej pracy nad umową dokument może zostać udostępniony w OneDrive, gdzie wiele osób może go komentować i edytować.

Zarząd

Może być odpowiedzialny za akceptację kontrahenta, zatwierdzenie warunków finansowych lub podpisanie dokumentu.

Przykładowo umowa powyżej 100 000 zł może wymagać akceptacji dwóch członków zarządu.

Konsultanci i eksperci

Są angażowani doraźnie, gdy umowa dotyczy określonego obszaru technicznego, podatkowego, bezpieczeństwa lub ochrony danych.

System WEBCON

Odpowiada za kontrolę procesu, automatyzacje, integracje, powiadomienia, zadania, uprawnienia i historię podejmowanych decyzji.

AI nie zastępuje procesu. AI usuwa z niego zbędną pracę

Celem nie jest wyeliminowanie wszystkich uczestników procesu. Najważniejsze jest ograniczenie ich zaangażowania do sytuacji, w których decyzja człowieka rzeczywiście jest potrzebna.

System może automatycznie skierować umowę do odpowiedniej osoby tylko wtedy, gdy:

• wykryje niekorzystny zapis,
• wartość umowy przekroczy ustalony próg,
• kontrahent nie przejdzie weryfikacji KYC,
• wymagane będą dodatkowe akceptacje,
• umowa będzie odbiegała od zatwierdzonego wzorca,
• model AI nie będzie w stanie wydać jednoznacznej rekomendacji.

W przypadku prostego i niskiego ryzyka umowy NDA proces może zostać skrócony praktycznie do jednego kroku decyzyjnego.

Jak AI analizuje umowę?

Po dodaniu dokumentu do formularza WEBCON model AI może automatycznie odczytać jego treść i uzupełnić dane procesu.

Dane kontrahenta

AI może rozpoznać między innymi:

• nazwę firmy,
• NIP,
• adres siedziby,
• dane reprezentantów,
• rolę każdej ze stron.

Pobrany NIP może następnie automatycznie uruchomić proces weryfikacji kontrahenta.

Raport KYC wygenerowany w Vercly może zostać dołączony do sprawy i wykorzystany jako dodatkowe źródło informacji podczas podejmowania decyzji.

Uzupełnienie dokumentu

System może automatycznie wstawić do wzoru umowy:

• dane Daleto,
• dane kontrahenta,
• datę zawarcia,
• dane osób reprezentujących,
• informacje pochodzące z formularza WEBCON.

Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie edytować pliku.

Analiza zapisów umowy

Na podstawie przygotowanych promptów AI może wygenerować:

• krótkie podsumowanie umowy,
• listę najważniejszych postanowień,
• obowiązki każdej ze stron,
• terminy i daty,
• kary umowne,
• zasady odpowiedzialności,
• ryzyka prawne i biznesowe,
• zapisy jednostronnie korzystne,
• klauzule nietypowe,
• zapisy wymagające zmian,
• propozycje nowych zapisów,
• checklistę negocjacyjną,
• rekomendację dalszego procedowania,
• ocenę poziomu ryzyka,
• rekomendację dotyczącą podpisania umowy.

Wyniki analizy mogą zostać przedstawione bezpośrednio na formularzu WEBCON, bez konieczności przełączania się między dokumentem, pocztą, komunikatorem i zewnętrznymi narzędziami.

Od analizy do podpisu

Po zakończeniu analizy system może automatycznie wykonać kolejne czynności:

1. zweryfikować wymagane warunki procesu,
2. skierować dokument do akceptacji, jeżeli jest ona potrzebna,
3. wygenerować ostateczną wersję umowy,
4. przekazać dokument do Autenti,
5. monitorować status podpisu,
6. pobrać podpisany plik,
7. zapisać go w repozytorium umów,
8. powiadomić uczestników procesu.

Użytkownik nie musi samodzielnie pobierać pliku z Autenti ani dołączać go do wiadomości. System zapisuje właściwą, podpisaną wersję dokumentu, eliminując ryzyko wysłania błędnego załącznika.

Czy korzystanie z AI przy analizie umów jest bezpieczne?

Tak — pod warunkiem zastosowania odpowiedniej wersji usługi oraz właściwego zaprojektowania całego procesu.

W przypadku rozwiązań biznesowych, takich jak ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise oraz OpenAI API, dane wejściowe i odpowiedzi nie są domyślnie wykorzystywane do trenowania modeli OpenAI. Dane przestrzeni ChatGPT Business są również szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania. Jest to istotna różnica względem korzystania z publicznych narzędzi AI bez wcześniejszego sprawdzenia ich warunków przetwarzania danych.

Organizacje wymagające większej kontroli mogą również wykorzystać możliwości dostępne w WEBCON BPS 2026. Platforma pozwala korzystać z WEBCON AI Proxy lub uruchomić komponent AI Proxy Self-hosted we własnej infrastrukturze — lokalnie, w chmurze prywatnej albo w środowisku Azure. Pozwala to kontrolować konfigurację, sposób komunikacji z dostawcami modeli, środowisko uruchomieniowe, audyt oraz polityki bezpieczeństwa. Należy jednak pamiętać, że lokalne uruchomienie AI Proxy nie zawsze oznacza, że sam model działa na serwerze klienta — zależy to od wybranego dostawcy i konfiguracji.

Bezpieczne wdrożenie powinno obejmować przede wszystkim:

• kontrolę dostępu do dokumentów i uprawnienia zgodne z rolą użytkownika,
• szyfrowanie danych podczas transmisji i przechowywania,
• rejestrowanie operacji i pełną historię przetwarzania dokumentu,
• kontrolę lokalizacji przetwarzania danych,
• zdefiniowane zasady retencji i usuwania dokumentów,
• wybór właściwego dostawcy modelu oraz regionu przetwarzania,
• weryfikację, czy dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli,
• wersjonowanie dokumentów i zabezpieczenie przed użyciem niewłaściwego pliku,
• weryfikację wyników AI przez człowieka w sprawach podwyższonego ryzyka.

AI powinno pełnić funkcję asystenta wspierającego analizę, a nie samodzielnego prawnika podejmującego ostateczne decyzje. W przypadku umów o dużej wartości, nietypowych zapisów albo wysokiego poziomu ryzyka dokument powinien zostać skierowany do działu prawnego.

Dzięki odpowiedniemu połączeniu zabezpieczeń, konfiguracji środowiska i kontroli procesu możliwe jest wykorzystanie AI do analizy umów bez wysyłania dokumentów do przypadkowych narzędzi oraz bez utraty kontroli nad danymi.

Co daje taki proces?

Połączenie WEBCON, AI, Vercly i Autenti pozwala:

• skrócić czas obsługi umowy,
• ograniczyć liczbę ręcznych czynności,
• ujednolicić sposób analizy dokumentów,
• szybciej wykrywać ryzyka,
• automatycznie angażować właściwe osoby,
• zachować pełną historię decyzji,
• ograniczyć liczbę pomyłek,
• zapewnić kontrolę nad wersjami dokumentu,
• bezpiecznie przechowywać podpisane umowy.

Największą wartością nie jest jednak samo wygenerowanie podsumowania przez AI.

Najważniejsze jest połączenie analizy dokumentu z rzeczywistym procesem biznesowym: danymi kontrahenta, KYC, akceptacjami, podpisem elektronicznym i repozytorium umów.

Dzięki temu AI nie jest kolejnym osobnym narzędziem. Staje się częścią procesu, który prowadzi użytkownika od otrzymania dokumentu aż do zapisania podpisanej umowy.