Ankiety PPWR dla dostawców opakowań – jak zarządzać nimi w WEBCON?

Ankiety PPWR dla dostawców opakowań pozwalają uporządkować zbieranie informacji i dokumentacji potrzebnej do oceny zgodności opakowań. Ma to szczególne znaczenie w organizacjach, które współpracują z wieloma dostawcami i wykorzystują setki lub tysiące indeksów opakowaniowych.

Skład materiałowy, dokumentacja techniczna, wyniki badań, zawartość surowców pochodzących z recyklingu czy informacje o oznakowaniu często znajdują się po stronie producenta opakowania. Ich zebranie za pomocą wiadomości e-mail i arkuszy kalkulacyjnych może być czasochłonne oraz trudne do kontrolowania.

Dla jednej z organizacji stworzyliśmy rozwiązanie, które łączy zewnętrzną aplikację ankietową z WEBCON BPS. Dostawcy otrzymują prosty formularz internetowy, a pracownicy organizacji mogą z poziomu WEBCON masowo wysyłać ankiety, zarządzać linkami, monitorować odpowiedzi i synchronizować dokumentację.

Czym jest PPWR?

PPWR to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/40 dotyczące opakowań i odpadów opakowaniowych.

Rozporządzenie weszło w życie 11 lutego 2025 roku, a większość jego przepisów zaczyna być stosowana od 12 sierpnia 2026 roku. Obejmuje wszystkie opakowania niezależnie od wykorzystanego materiału oraz miejsca ich powstania.

PPWR wprowadza wymagania dotyczące między innymi:

• składu opakowań,
• obecności określonych substancji,
• zawartości surowców pochodzących z recyklingu,
• możliwości recyklingu,
• ponownego użycia i napełniania,
• minimalizacji masy i objętości opakowania,
• oznakowania,
• dokumentacji technicznej,
• oceny i deklarowania zgodności.

Więcej informacji o nowych regulacjach publikuje Komisja Europejska.

Zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2025/40 producenci opakowań będą zobowiązani do przeprowadzania oceny zgodności, przygotowywania dokumentacji technicznej oraz wystawiania deklaracji zgodności UE. Dostawcy mają natomiast przekazywać informacje i dokumenty potrzebne do wykazania zgodności opakowania.

Dlaczego ankiety PPWR dla dostawców opakowań są potrzebne?

Dane potrzebne do oceny opakowania bardzo rzadko znajdują się w jednym miejscu.

Część informacji jest zapisana w systemie ERP, część w specyfikacji produktu, a pozostałe materiały posiada dostawca. Wyniki badań, deklaracje, rysunki techniczne i zestawienia materiałowe często krążą jako załączniki do wiadomości e-mail.

Przy większej liczbie dostawców pojawiają się typowe problemy:

• każdy dostawca przekazuje informacje w innym formacie,
• wiadomości i załączniki trafiają do różnych osób,
• dokumenty są przechowywane w wielu lokalizacjach,
• trudno ustalić, których odpowiedzi nadal brakuje,
• pracownicy wielokrotnie przypominają o uzupełnieniu danych,
• informacje są ręcznie przepisywane do systemów wewnętrznych,
• dokument może zostać przypisany do niewłaściwego opakowania,
• organizacja nie posiada jednego aktualnego widoku całej akcji,
• trudno odtworzyć historię zmian i uzgodnień.

Przy kilku ankietach taki proces można jeszcze prowadzić ręcznie. Jeżeli organizacja musi zebrać informacje dotyczące kilku tysięcy indeksów, potrzebuje rozwiązania, które obsłuży całą akcję w sposób kontrolowany i powtarzalny.

Jak działają ankiety PPWR dla dostawców opakowań?

Zaprojektowane przez nas rozwiązanie składa się z dwóch współpracujących elementów.

Pierwszym jest zewnętrzna aplikacja ankietowa przeznaczona dla dostawców. Drugim — wewnętrzny proces w WEBCON BPS, z którego organizacja zarządza ankietami i weryfikuje otrzymane informacje.

Dostawca nie musi posiadać konta w WEBCON ani otrzymywać dostępu do wewnętrznego środowiska organizacji. Otrzymuje indywidualny link prowadzący bezpośrednio do formularza dotyczącego wskazanego opakowania.

Dzięki integracji aplikacja może prezentować dane pobrane z systemów wewnętrznych, na przykład:

• indeks opakowania,
• nazwę opakowania,
• dane dostawcy,
• termin uzupełnienia,
• zakres wymaganych informacji.

Po zapisaniu lub wysłaniu formularza odpowiedzi, dokumenty i status ankiety są synchronizowane z właściwą sprawą w WEBCON.

Dostawca korzysta z prostego formularza, natomiast organizacja zachowuje kontrolę nad całym procesem.

Masowa wysyłka nawet kilku tysięcy ankiet

Jednym z najważniejszych założeń rozwiązania była możliwość obsługi dużej liczby dostawców i opakowań.

Z poziomu WEBCON organizacja może utworzyć i wysłać nawet kilka tysięcy ankiet. Nie ma potrzeby ręcznego przygotowywania osobnego formularza i wiadomości dla każdego indeksu.

Dane potrzebne do uruchomienia ankiet mogą być synchronizowane z systemem ERP lub innym źródłem wewnętrznym. Dzięki temu każda ankieta jest od początku powiązana z właściwym:

• dostawcą,
• indeksem opakowaniowym,
• produktem lub rodzajem opakowania,
• terminem odpowiedzi,
• procesem prowadzonym w WEBCON.

Masowa wysyłka pozwala rozpocząć dużą akcję ankietową bez proporcjonalnego zwiększania liczby czynności administracyjnych.

Jak przebiega proces obsługi ankiet?

1. Synchronizacja danych

Proces może rozpocząć się od pobrania danych o dostawcach i opakowaniach z ERP.

Pozwala to ograniczyć ręczne przepisywanie informacji oraz zachować spójność pomiędzy ankietą, kartoteką dostawcy i indeksem opakowaniowym.

2. Utworzenie ankiet

Na podstawie wybranych danych WEBCON tworzy ankiety powiązane z konkretnymi dostawcami i opakowaniami.

Pracownik może uruchomić pojedynczy formularz albo całą akcję obejmującą setki lub tysiące indeksów.

Kwestionariusz dostawcy opakowań

3. Wygenerowanie indywidualnych linków

Dla każdej ankiety generowany jest osobny link prowadzący do właściwego formularza.

Organizacja może zarządzać linkami, kontrolować ich aktywność oraz wskazywać termin, do którego ankieta powinna zostać uzupełniona.

4. Wysłanie ankiet do dostawców

Indywidualne linki są przekazywane do odpowiednich dostawców. Każdy z nich otrzymuje formularze dotyczące przypisanych mu opakowań.

Dostawca nie musi logować się do WEBCON ani instalować dodatkowego oprogramowania.

5. Uzupełnienie informacji

Aplikacja prowadzi dostawcę przez kolejne obszary wymagające uzupełnienia. Zakres formularza może obejmować:

• dane dostawcy i zakładu produkcyjnego,
• identyfikację opakowania,
• nazwę lub kod stosowany przez dostawcę,
• opis i zastosowanie opakowania,
• dokumentację techniczną,
• pełny skład materiałowy,
• substancje ograniczone i zgodność chemiczną,
• wyniki badań i deklaracje,
• oznakowanie opakowania,
• identyfikowalność partii,
• zawartość materiałów pochodzących z recyklingu,
• bezpieczeństwo materiałów przeznaczonych do kontaktu z żywnością,
• recyklowalność,
• minimalizację masy i objętości,
• możliwość ponownego użycia,
• dodatkowe informacje środowiskowe,
• oświadczenia dostawcy.

Pytania mogą zależeć od typu opakowania oraz udzielonych wcześniej odpowiedzi. Dostawca widzi dzięki temu pola, które rzeczywiście dotyczą danego produktu.

Przykład pytania do ankiety PPWR

6. Zapis wersji roboczej

Zebranie dokumentacji może wymagać kontaktu z działem jakości, laboratorium albo producentem surowca. Dlatego ankiety nie trzeba kończyć podczas jednej sesji.

Dostawca może zapisać postęp i wrócić do formularza przed wskazanym terminem. Aplikacja pokazuje poziom uzupełnienia oraz informuje o brakujących odpowiedziach.

7. Synchronizacja odpowiedzi i dokumentów

Dane przekazane przez dostawcę są synchronizowane z odpowiednią sprawą w WEBCON.

Dotyczy to:

• odpowiedzi udzielonych w formularzu,
• załączonych dokumentów,
• aktualnego statusu ankiety,
• daty ostatniego zapisu,
• poziomu uzupełnienia.

Eliminuje to konieczność ręcznego przenoszenia informacji z formularzy do wewnętrznego procesu.

8. Weryfikacja wewnętrzna

Kompletne ankiety mogą zostać przekazane do właściwych osób lub działów, na przykład jakości, zakupów, compliance albo ochrony środowiska.

Jeżeli czegoś brakuje, sprawę można skierować do uzupełnienia bez utraty wcześniejszych odpowiedzi, dokumentów i historii procesu.

Jak zarządzać ankietami PPWR w WEBCON?

WEBCON pełni funkcję centralnego systemu zarządzania całą akcją ankietową.

Z jego poziomu organizacja może:

• masowo tworzyć ankiety,
• przypisywać je do dostawców i indeksów opakowaniowych,
• wysyłać nawet kilka tysięcy formularzy,
• generować indywidualne linki,
• zarządzać aktywnością linków,
• kontrolować terminy odpowiedzi,
• ponownie przesyłać linki do dostawców,
• śledzić postęp uzupełniania ankiet,
• sprawdzać, które formularze oczekują na odpowiedź,
• identyfikować dostawców wymagających przypomnienia,
• synchronizować odpowiedzi, statusy i dokumenty,
• filtrować ankiety według dostawcy, opakowania lub etapu,
• przekazywać kompletne sprawy do weryfikacji,
• zachować pełną historię obsługi ankiety.

Pracownicy otrzymują jeden aktualny widok całej akcji. Mogą szybko sprawdzić, ilu dostawców odpowiedziało, gdzie brakuje dokumentów i które sprawy wymagają dodatkowego kontaktu.

Dlaczego zastosowaliśmy osobną aplikację?

WEBCON obsługuje wewnętrzną część procesu: zadania, uprawnienia, statusy, integracje, weryfikację i historię zmian.

Dostawca jest jednak użytkownikiem zewnętrznym, który powinien otrzymać możliwie prosty formularz. Osobna aplikacja pozwala przygotować interfejs dopasowany do tego scenariusza:

• niewymagający konta w systemie organizacji,
• dostępny bezpośrednio z indywidualnego linku,
• dostosowany do komputerów i urządzeń mobilnych,
• umożliwiający dodawanie dokumentów,
• pokazujący postęp oraz termin uzupełnienia,
• dostępny w różnych wersjach językowych,
• pozwalający zapisać wersję roboczą,
• dostosowujący pytania do rodzaju opakowania.

Dla dostawcy jest to przejrzysty formularz. Dla organizacji — element kontrolowanego procesu prowadzonego w WEBCON.

Co zyskuje organizacja?

Najważniejszą korzyścią nie jest samo zastąpienie wiadomości e-mail formularzem. Wartość wynika z połączenia ankiety z rzeczywistym procesem zarządzania informacjami o opakowaniach.

Tak zaprojektowane rozwiązanie pozwala:

• prowadzić duże akcje ankietowe,
• ujednolicić zakres informacji wymaganych od dostawców,
• kontrolować kompletność odpowiedzi,
• przypisywać dokumenty do właściwych opakowań,
• centralnie zarządzać linkami i terminami,
• monitorować postęp dla całego portfela indeksów,
• szybko identyfikować dostawców wymagających przypomnienia,
• ograniczyć ręczne przepisywanie danych,
• zmniejszyć liczbę wiadomości i dodatkowych zestawień,
• synchronizować informacje z ERP i innymi systemami,
• zachować historię odpowiedzi oraz dokumentów,
• angażować właściwe osoby w proces weryfikacji,
• skalować proces bez proporcjonalnego zwiększania pracy administracyjnej,
• przygotować uporządkowane dane do dalszej oceny i raportowania.

Aplikacja nie potwierdza samodzielnie zgodności opakowania z PPWR. Pomaga jednak zebrać, uporządkować i zweryfikować materiały, na podstawie których organizacja może przeprowadzić odpowiednią ocenę.

PPWR to proces, a nie jednorazowa ankieta

Specyfikacje opakowań zmieniają się. Pojawiają się nowi dostawcy, nowe materiały, kolejne wyniki badań oraz aktualizacje dokumentacji.

Dlatego przygotowanie do PPWR nie powinno kończyć się na jednorazowym zebraniu plików. Organizacja potrzebuje rozwiązania, które pozwala aktualizować dane, kontrolować ich ważność i ponownie uruchamiać weryfikację po zmianie opakowania lub dostawcy.

Ankiety PPWR dla dostawców opakowań, połączone z procesem w WEBCON, tworzą podstawę takiego rozwiązania. Ułatwiają współpracę z podmiotami zewnętrznymi, a jednocześnie pozostawiają organizacji kontrolę nad danymi, dokumentami, terminami i historią decyzji.

Jak możemy pomóc?

W Daleto projektujemy aplikacje biznesowe dopasowane do rzeczywistych procesów organizacji. Łączymy WEBCON BPS z dedykowanymi formularzami, systemami ERP, repozytoriami dokumentów i innymi źródłami danych.

Zobacz nasze gotowe aplikacje biznesowe oraz sprawdź, jak realizujemy wdrożenia.

Jeżeli Twoja firma przygotowuje się do PPWR i potrzebuje uporządkować współpracę z dostawcami opakowań, skontaktuj się z Daleto.

Pomożemy zamienić tysiące wiadomości, arkuszy i załączników w jeden kontrolowany proces.