Kilka baz załączników w WEBCON BPS może obsługiwać jeden wspólny proces. Mało znana funkcja platformy pozwala wybrać miejsce zapisu plików na podstawie wartości atrybutu formularza.
Standardowo baza załączników w WEBCON BPS jest przypisywana na poziomie procesu. Wszystkie pliki dodawane w jego obiegach trafiają więc do jednego, wcześniej wskazanego miejsca.
Istnieje jednak znacznie mniej znana funkcja, która pozwala zejść poziom niżej: wybrać bazę załączników za pomocą atrybutu formularza. W efekcie różne elementy tego samego procesu mogą zapisywać pliki w różnych bazach.
To rozwiązanie niszowe. W większości wdrożeń nie będzie potrzebne. W dużej organizacji może jednak rozwiązać bardzo konkretny problem architektoniczny.
Jak działa standardowa konfiguracja?
WEBCON BPS pozwala utworzyć oddzielną bazę przeznaczoną do przechowywania plików. Dane formularza, konfiguracja procesu i historia obiegu pozostają w bazie zawartości, natomiast binarna zawartość załączników może być zapisywana w dedykowanej bazie.
W standardowym wariancie jeden proces ma przypisaną jedną bazę załączników. Jest ona wybierana w ustawieniach procesu.
Dla zdecydowanej większości zastosowań jest to właściwe i wystarczające rozwiązanie.
A gdy miejsce zapisu ma zależeć od konkretnego elementu?
W tabeli GlobalParameters bazy zawartości WEBCON BPS znajduje się parametr:
EnableAttributeChosenAttachmentDatabase
Po jego włączeniu w ustawieniach procesu uaktywnia się możliwość konfigurowania bazy załączników na podstawie wartości atrybutu.
Zamiast wskazywać jedną, stałą bazę dla całego procesu, można wybrać opcję „Na podstawie atrybutu”, a następnie określić:
- atrybut formularza będący źródłem informacji o bazie,
- kolumnę źródła danych zawierającą identyfikator właściwej bazy załączników.
Rys. 1. Konfiguracja bazy załączników na podstawie atrybutu w ustawieniach procesu WEBCON BPS.
Wybór miejsca przechowywania plików nie musi być więc identyczny dla wszystkich elementów procesu.
Przykładowo jeden proces obsługi dokumentacji może działać dla kilku spółek należących do grupy kapitałowej. W zależności od wartości pola „Spółka”:
- dokumenty spółki A mogą trafiać do pierwszej bazy,
- dokumenty spółki B do drugiej,
- dokumenty spółki C do trzeciej.
Użytkownik nadal pracuje w jednym procesie i na tym samym formularzu. Podział jest realizowany w warstwie technicznej.
Co istotne, wybór dotyczy elementu obiegu. Nie należy przedstawiać tej funkcji jako swobodnego kierowania każdego pojedynczego pliku do dowolnej bazy. W praktyce mechanizm pozwala różnym instancjom jednego procesu korzystać z różnych baz załączników.
Gdzie taka funkcja może być przydatna?
Pierwszym przykładem są grupy kapitałowe. Organizacja może chcieć utrzymać jeden wspólny proces, ale przechowywać pliki poszczególnych spółek w oddzielnych bazach.
Drugim scenariuszem jest proces obejmujący kilka zakładów produkcyjnych. Obieg pozostaje wspólny, natomiast zdjęcia, raporty jakościowe i dokumentacja techniczna mogą być rozdzielane zgodnie z zakładem, którego dotyczą.
Kolejny przypadek to organizacje działające w wielu krajach lub jednostkach biznesowych. Jeden model procesu ułatwia jego utrzymanie, ale lokalna infrastruktura albo przyjęta polityka zarządzania danymi może uzasadniać oddzielenie plików.
Funkcja może być również interesująca, gdy poszczególne grupy dokumentów bardzo różnią się wolumenem. Jedna jednostka może generować kilka plików miesięcznie, a inna tysiące zdjęć, skanów i raportów.
Dlaczego nie budować osobnego procesu dla każdej jednostki?
Oddzielne procesy również pozwoliłyby przypisać różne bazy załączników. Prowadziłoby to jednak do powielenia konfiguracji.
Każda zmiana formularza, reguły, ścieżki akceptacji albo integracji musiałaby zostać wprowadzona w kilku miejscach. Jeśli logika biznesowa jest wspólna, utrzymywanie jednego procesu może być znacznie prostsze.
Wybór bazy na podstawie atrybutu pozwala zachować jeden model procesu, a jednocześnie zróżnicować techniczne miejsce składowania plików.
Funkcja dla świadomie zaprojektowanych środowisk
Nie jest to opcja, którą warto aktywować „na zapas”. Większa liczba baz oznacza również większą odpowiedzialność administracyjną:
- każda baza musi być uwzględniona w kopiach zapasowych,
- procedury odtwarzania muszą obejmować właściwe powiązania danych,
- monitoring powinien kontrolować dostępność wszystkich baz,
- konfiguracja atrybutu musi gwarantować prawidłową wartość przed dodaniem plików,
- trzeba przewidzieć zachowanie procesu przy braku wartości albo zmianie wartości atrybutu.
Samo rozdzielenie baz nie zastępuje również konfiguracji uprawnień w WEBCON BPS. Jest decyzją dotyczącą architektury przechowywania danych, a nie automatycznym mechanizmem nadawania dostępu.
Mało znana nie znaczy niepotrzebna
W typowym wdrożeniu jedna baza załączników na proces jest prostsza i w pełni wystarczająca. Są jednak organizacje, w których jeden wspólny proces musi obsługiwać wiele spółek, zakładów albo jednostek generujących bardzo różne wolumeny dokumentów.
Właśnie w takich przypadkach możliwość wyboru bazy załączników na podstawie atrybutu pokazuje swoją wartość.
To jedna z tych funkcji WEBCON BPS, których większość użytkowników prawdopodobnie nigdy nie zobaczy. Dobrze jednak wiedzieć, że istnieje, ponieważ czasem pozwala uniknąć mnożenia procesów wyłącznie z powodów infrastrukturalnych.
Rozwiązanie pozwalające wykorzystać kilka baz załączników w WEBCON BPS jest szczególnie przydatne w grupach kapitałowych i organizacjach wielooddziałowych.
W Daleto pomagamy analizować takie scenariusze i dobierać architekturę WEBCON BPS do rzeczywistej skali organizacji. Nie każda dostępna funkcja powinna zostać użyta. Najważniejsze jest rozpoznanie momentu, w którym ta konkretna staje się uzasadniona.
